○岬町文書管理規則

平成13年2月1日

規則第1号

目次

第1章 総則(第1条―第4条)

第2章 文書の受領、配付及び収受(第5条―第7条)

第3章 文書の起案及び決裁(第8条―第18条)

第4章 文書の施行(第19条・第20条)

第5章 文書の保管及び保存(第21条―第31条)

第6章 補則(第32条・第33条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規則は、文書の管理に関し別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において、またこの規則に基づく文書管理事務において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 課 岬町事務分掌条例施行規則(平成18年岬町規則第2号)に規定する課、室及びこれと同等以上の組織並びに会計管理者の補助組織設置規則(平成19年岬町規則第14号)に規定する課をいう。

(2) 課長 課の長をいう。

(3) 文書 文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識できない方式で作られた記録をいう。)をいう。

(4) 受領文書 岬町に到達した文書について、文書管理担当課長又は課長が受け取った文書をいう。

(5) 配付文書 受領文書について、文書管理担当課長が一定の手続に従い関係課長に配付した文書をいう。

(6) 収受文書 受領文書について、課長において一定の手続により収受した文書をいう。

(7) 起案文書 岬町の意思を決定し、これを具体化するために、事案の処理についての原案を記載した文書をいう。

(8) 決裁文書 決裁権者の決裁を受けた文書をいう。

(9) 施行文書 決裁文書について、浄書、公印の押印等を行い、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便の発送、逓送、公示等により施行した文書をいう。

(10) 完結文書 事案の処理が完了した文書をいう。

(11) 未完結文書 事案の処理が完了していない文書をいう。

(12) 保管文書 課長が、完結文書を当該完結の日から第22条に規定する保存期間の起算日までの期間(以下「保管期間」という。)管理する文書をいう。

(13) 保存文書 課長又は文書管理担当課長が、完結文書を保管期間の経過した日から当該完結文書を管理する必要がなくなるまでの期間(以下「保存期間」という。)管理する文書をいう。

(14) 廃棄文書 文書の保存期間が経過し、廃棄の決定を行った文書をいう。

(15) 常用文書 課に常備し、執務上用いる文書をいう。

(16) 引継ぎ 完結文書を一定の年限保存するため文書管理担当課長に引き渡すことをいう。

(17) 置換え 各施設等において、当該施設等の長が完結文書を一定の年限保存するため所定の場所に置き換えることをいう。

(18) 回議 事務決裁規程等の決裁区分に従い、直属系統の上司に承認を受けること。

(19) 合議 事案が他の部課の所管に関連を持つとき、その部課長の同意を得ること。

(20) 逓送 大阪府文書逓送規程(昭和42年大阪府訓令第56号)第2条第1項に規定する送達をいう。

(文書管理の基本)

第3条 事務は、原則として文書により処理しなければならない。

2 文書等は、事務能率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。

(文書管理責任者)

第4条 課に文書管理責任者を置き、課の庶務担当係長(庶務担当係の置かれていない場合にあっては、これと同等以上の職にある庶務を担当する者)をもって充てる。

2 文書管理責任者は、上司の命を受けて次に掲げる事務を行う。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書の引継ぎ及び閲覧に関すること。

(4) 文書の整理、保管、保存等の指導及び改善に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書管理の促進及び改善に関すること。

3 課長は、文書管理責任者に異動のあったときは、速やかに、その職及び氏名を文書管理担当課長に通知するものとする。

第2章 文書の受領、配付及び収受

(文書の受領)

第5条 岬町に到達した文書は、文書管理担当課長が受領する。ただし、課に直接到達した文書等は、当該課長が受領することができる。

2 文書を受領した課長は、受領した文書のうち特別送達、書留その他の特殊な文書については、特殊文書受領簿(様式第1号)に必要な事項を記載しなければならない。

3 郵便料金等が未払又は不足である郵便物は、第1項に規定する課長が公務に関するものと認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払って受領することができる。

(文書の配付)

第6条 文書管理担当課長は、前条第1項又は第3項の規定により受領した文書を、当該文書に係る事務を所掌する課長(以下「関係課長」という。)あての連絡箱に封のまま区分けする方法により配付するものとする。ただし、開封しなければ配付先が判明しない文書については、開封することができる。

2 文書管理担当課長は、前条第2項の規定により受領した文書については、関係課長に交付し特殊文書受領簿に受領印を徴するものとする。

(文書の収受)

第7条 課長は、前条の規定により配付を受け又は第5条ただし書の規定により受領した文書を次に定める手続により収受させる。

(1) 文書管理責任者は、文書を開封し、点検の上収受すべき文書には収受印(様式第2号)を押印し、収受すべきでない文書はその理由を記載した付せんをつけて直ちに文書管理担当課長に送付する。

(2) 文書管理責任者は、前号の規定により収受した文書を担当係長に配付する。ただし、特に重要又は異例な文書については担当係長に配付する前に、課長の閲覧に供し、必要な指示を受けなければならない。

(3) 担当係長は、前号の規定により配付された文書について、文書管理台帳(様式第3号)に必要な事項を記載し、かつ、当該文書に文書記号及び文書番号を記載するとともに、簡易処理票(様式第4号)に必要な事項を記載の上当該文書に添付し、課長の閲覧に供する。ただし、案内書その他のこれに類する軽易な文書で保存期間が1年以内のもの、新聞、雑誌、冊子その他のこれらに類するもの及び請求書、領収書、見積書、納品書その他の伝票類については、文書管理台帳への記載等を省略することができる。

2 課長は、収受文書のうち重要なものについては、町長、副町長、会計管理者又は部長等の閲覧に供しなければならない。

第3章 文書の起案及び決裁

(文書処理の原則)

第8条 文書の処理は、すべて課長が中心となり、絶えず迅速な処理に留意し、事案の処理が完了するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書処理の指示)

第9条 課長は、収受の手続を終えた文書について、処理の方針、担当係及び処理期限を示して担当係長に回付しなければならない。

2 担当係長は、処理の具体的な方法を示して当該文書を担当者に回付しなければならない。

(起案の方法)

第10条 文書の起案は、起案用紙(様式第5号)を用いて行わなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、軽易又は定例的な文書の起案は、次に掲げる方法により行うことができる。

(1) 簡易処理票の添付

(2) 課長が文書管理担当課長とあらかじめ協議して定めた用紙又は簿冊の使用

3 文書の起案は、次の要領により行わなければならない。

(1) 内容のよくわかる題名をつけること。

(2) 文章は、易しく、わかりやすく、簡潔にし、必要に応じて箇条書にすること。

(3) 必要に応じ、起案理由その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付すること。

(4) 用字、用語等は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)、外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)その他の公用文の書き表し方に関する諸基準によること。

(公文の例式)

第11条 公文の例式は、別表に掲げる公文例式によるものとする。

(例文による起案)

第12条 次に掲げる文案による起案は、当該文案により行わなければならない。

(1) 法令等により様式が定められている文案

(2) 文書管理担当課長が別に定めた文案

(3) 課長が、文書管理担当課長とあらかじめ協議して定めた文案

2 前項の場合には起案用紙にその旨を記載しなければならない。

(達文書及び指令文書のあて名)

第13条 次の各号に掲げるものに対して発する達文書及び指令文書のあて名は、それぞれ当該各号に定めるものとする。

(1) 官公署 その長の職名又は機関の名称

(2) 法人である団体 その団体の名称

(3) 法人でない団体 その団体の名称及び代表者の氏名

(4) 個人 その氏名

(文書の発信者名)

第14条 施行する文書(権限が委任されている事項に係るものを除く。)の発信者は、原則として町名又は町長名を用いる。ただし、その性質及び内容により町名又は町長名によりがたい文書又は軽易な文書にあっては、副町長名、会計管理者名、部名、部長名、課名、課長名その他適当な発信者名を用いることができる。

(文書分類項目及び保存期間)

第15条 第7条の規定により起案を要しない文書を収受した場合又は文書の起案を行う場合は、当該文書等に、文書分類項目の文書分類記号及び保存期間を記載しなければならない。

2 前項の文書分類項目及び保存期間は、別に定める文書分類表及び文書の保存期間の標準に従い、課長が定めなければならない。

(文書番号等)

第16条 決裁文書には、決裁年月日、文書記号、文書番号及び簿冊番号を記載するとともに、文書管理台帳に必要な事項を記載しなければならない。

2 条例、規則、告示、公告及び訓令に係る文書の記号は、当該文字の前に「岬町」を加えたものとする。

3 訓達に係る文書の記号は、「訓」の次に課名の第1字(これが実状と合わないときは、課長が文書管理担当課長に協議して定める文字。以下「課名表示文字」という。)を加えたものとする。

4 達及び指令に係る文書の記号は、当該文字の前に「岬町」を加え、その次に課名表示文字を加えたものとする。

5 第2項から前項までに規定する以外の文書に係る文書の文書記号は、「岬」の次に課名表示文字を加えたものとする。

6 文書番号は、1会計年度を通じて課ごとに一連の番号とし、1文書題名ごとに1文書番号とする。なお同一の文書題名で1会計年度を通じて複数の文書を処理するものについては、当該文書番号の枝番号を用いるものとする。

7 簿冊番号は、会計年度を通じて課ごとに一連の番号とする。

(例規番号)

第17条 前条に規定する文書番号以外に、条例、規則、告示、公告及び訓令に係る文書については、文書管理担当課長が、当該文書に例規番号を記載するとともに、例規番号簿(様式第6号)に必要な事項を記載しなければならない。

2 前項の例規番号は、文書の種類ごとに年間を通じて一連の番号とする。

(起案文書の審査等)

第18条 起案文書は、次に掲げる事項について各課の文書管理責任者の審査を受けた後でなければ回議の手続を行ってはならない。

(1) 題名、形式、あて名、発信者名、文書番号、分類記号、保存期間及び起案年月日

(2) 決裁権者

(3) 公開又は非公開等の区分

(4) 用字、用語等

(5) 前各号に掲げるもののほか、各課長が指定する事項

2 条例、規則、告示、公告、訓令その他例規となる文書については、課長が文書管理担当課長に合議した後でなければその後の回議の手続を行ってはならない。

第4章 文書の施行

(公印の押印)

第19条 施行を要する文書で浄書したものについては、決裁文書と照合して相違のないことを確認の上、公印及び契印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書その他の文書の性質又は内容により公印又は契印の押印を要しない文書については、公印若しくは契印又はその両方の押印を省略することができる。

3 公印の使用は、岬町公印規則(昭和56年岬町規則第9号)によるものとする。

(文書の発送)

第20条 文書の発送は、各課長が行う。

2 文書の発送について、大阪府への逓送便、ファクシミリその他の経費の節減に資する手段があるときは、これを積極的に活用するものとする。

3 文書の発送が済んだものについては、文書管理台帳及び起案用紙の所定の欄に施行年月日を記入しなければならない。

第5章 文書の保管及び保存

(未完結文書の管理)

第21条 課長は、未完結文書を適切に管理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(保存期間の起算)

第22条 文書の保存期間の起算日は、当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、歳入又は歳出に係る文書については、当該歳入又は歳出の属する会計年度の翌会計年度の6月1日とする。

(完結文書の編集)

第23条 課長は、完結文書に必要な事項を記載した表紙(様式第7号)、背表紙(様式第8号)及び簿冊内容件名簿(様式第9号)を付して簿冊に編集しなければならない。なお必要に応じて文書管理担当課長が作成するフラットファイル又は文書保存箱を使用することができる。

(完結文書の保管)

第24条 課長は、完結文書のうち保存期間の起算日前のものにあっては、執務室内において保管するものとする。

(完結文書の保存)

第25条 課長は、前条の規定により保管した文書を保存期間の起算日以後1年間、執務室内において保存するものとする。ただし、これによりがたい場合は文書管理担当課長に協議しその指示に従うものとする。

2 課長は、前項の保存の期間が終了し更に保存の必要がある文書(課において常用する文書を除く。)については、引継ぎ又は置換えをしなければならない。

(文書目録の作成)

第26条 課長は、第23条の規定により編集した簿冊の文書目録(様式第10号)を作成し、簿冊内容件名簿とともに文書が完結した会計年度の翌年度の6月20日までに文書管理担当課長及び情報公開担当課長に提出しなければならない。

2 課長は、前項の規定により提出した保管文書目録又は簿冊内容件名簿に異動が生じた場合は、速やかに文書管理担当課長及び情報公開担当課長に報告しなければならない。

(文書の引継ぎ等)

第27条 課長は、第25条第2項の規定により引継ぎ又は置換えをする場合は、引継文書目録(様式第10号)及び簿冊内容件名簿を文書管理担当課長及び情報公開担当課長に提出しなければならない。

(引継ぎ文書の審査)

第28条 文書管理担当課長は、文書の引継ぎを受けるときは、その編集方法の適否について審査するものとする。

2 文書管理担当課長は、前項の規定による審査の結果不適当なものがあるときは、その修正又は補充を求めることができる。

(保存文書の借覧及び閲覧)

第29条 課長は、文書管理担当課長が保存中の文書を閲覧し又は貸出しを受けようとするときは、文書管理担当課長に保存文書閲覧(貸出)申請書(様式第11号)を提出しなければならない。

2 前項の場合において、閲覧し又は貸出しを受けようとする課長以外の課長から引き継がれた文書を閲覧し又は貸出しを受けようとするときは、引継元の課長の承認印のある保存文書閲覧(貸出)申請書を提出しなければならない。

3 前2項の規定による文書の貸出期間は7日以内とし、その期間を経過してなお引き続き貸出しを受ける必要があるときは、更新の手続をしなければならない。

4 文書管理担当課長は、前項の貸出期間中に当該文書が必要になったときは、その返却を求めることができる。

(保存文書の紛失等)

第30条 保存文書を紛失し又は汚損した者は、文書紛失(汚損)届出書(様式第12号)を文書管理担当課長に提出しなければならない。

(文書の廃棄)

第31条 文書管理担当課長は、その保存する文書のうち保存期間が終了した文書について、廃棄文書目録(様式第10号)を関係課長に提出の上協議し、廃棄の決定を行うものとする。

2 文書管理担当課長は、前項の規定により廃棄の決定を行った文書(別に定める評価基準により歴史的文化的価値を有する文書として選別されたものを除く。)を処分しなければならない。この場合において、不正使用を防止するため、焼却、裁断その他の適切な処分方法を取るものとする。

3 課長は、その保存する文書のうち保存期間が終了した文書について、廃棄文書目録(様式第10号)を文書管理担当課長に提出の上協議し、前2項の規定の例により廃棄の決定をし、処分しなければならない。

4 文書管理担当課長及び課長は、第1項又は第3項の規定による協議の結果、更に保存期間を延長して保存する必要があると認めた文書について、保存期間延長文書目録(様式第10号)を作成しなければならない。

5 文書管理担当課長は、第1項第3項及び前項に規定する廃棄文書目録及び保存期間延長文書目録を速やかに情報公開担当課長に送付するものとする。

第6章 補則

(調査等)

第32条 文書管理担当課長は、文書管理を適正かつ円滑に行うため、必要があると認めるときは、各課における文書管理の実態を調査し、又は各課長に報告を求め、若しくは改善のための指示を行う。

(細則)

第33条 この規則に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。

附 則

(施行期日等)

1 この規則は、平成13年4月1日から施行し、平成13年度の会計年度に係る文書から適用する。

2 前項の規定にかかわらず条例、規則、告示、公告、訓令その他例規となる文書の管理については、平成13年1月1日からこの規則を適用する。

附 則(平成19年3月30日規則第8号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年10月1日規則第31号)

この規則は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年12月26日規則第9号)

この規則は、平成21年1月1日から施行する。

別表(第11条関係)

1 条例(地方自治法第14条第1項の規定により制定するもの)

(1) 制定する場合

ア 議案の書式

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イ 公布の様式

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(2) 改正する場合

ア 議案の書式

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イ 公布の書式

制定の場合の例による。

(3) 廃止する場合

ア 議案の書式

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イ 公布の書式

制定の場合の例による。

2 規則(地方自治法第15条第1項及び第138条の4第2項の規定により制定するもの)

(1) 制定する場合

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(2) 改正する場合

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(3) 廃止する場合

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3 告示(法令、条例又は規則に基づいて公示するもの)

(1) 規程形式でない場合

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(2) 規程形式の場合

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4 公告(告示以外で公示するもの)

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5 訓令(所管の期間又は職員に対する命令で公示するもの)

(1) 規程形式でない場合

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(2) 規程形式の場合

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6 訓達(訓令と同じであるが公示しないもの)

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7 通達(所管の機関又は職員に対し、職務執行上の運用方針又は細目的事項を指示するもの)

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8 達(特定の個人又は団体に命令するもの)

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9 指令(申請等に基づき特定の個人又は団体に許可、認可、補助金の交付決定等の行政処分を行うもの)

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岬町文書管理規則

平成13年2月1日 規則第1号

(平成21年1月1日施行)

体系情報
第3編 行政通則/第2章 文書・公印
沿革情報
平成13年2月1日 規則第1号
平成19年3月30日 規則第8号
平成19年10月1日 規則第31号
平成20年12月26日 規則第9号