岬町文書管理規則

○岬町文書管理規則

令和6年3月29日

規則第9号

岬町文書管理規則(平成13年岬町規則第1号)の全部を改正する。

第1章　総則(第1条―第6条)

第2章　文書の受領、配付及び収受(第7条―第10条)

第3章　文書の処理(第11条・第12条)

第4章　文書の起案、決裁等(第13条―第26条)

第5章　文書の浄書及び施行(第27条―第30条)

第6章　文書の整理及び保存(第31条―第40条)

第7章　補則(第41条―第43条)

附則

第1章　総則

(趣旨)

第1条　この規則は、岬町の文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1)　文書　本町の職員が職務上作成し、又は取得した書類(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。)であって、当該職員が組織的に使用するものとして、本町が保有しているものをいう。

(2)　課等　岬町事務分掌条例施行規則(平成21年岬町規則第9号)第2条に規定する課、担当及びこれと同等以上の組織並びに会計管理者の補助組織設置規則(平成19年岬町規則第14号)第1条に規定する課をいう。

(3)　課長　課等の長をいう。

(4)　保管　事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)を当該完結の日から第34条第2項に規定する保存期間の起算日までの期間(以下「保管期間」という。)管理することをいう。

(5)　保存　完結文書を保管期間の経過した日から当該完結文書を管理する必要がなくなる日までの期間(以下「保存期間」という。)管理することをいう。

(6)　回議　岬町事務決裁規程(昭和56年岬町規程第1号)及び岬町会計事務決裁規程(平成17年岬町訓令第9号)の決裁区分に従い、直属系統の上司に承認を受けることをいう。

(7)　合議　事案が他の部署の所管に関連を持つとき、その部課長の同意を得ることをいう。

(8)　庁内文書　町の内部において発送又は収受する文書をいう。

(9)　庁外文書　庁内文書以外の文書をいう。

(10)　紙文書　文書のうち、媒体が紙であるものをいう。

(11)　電子文書　電子計算機(演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。以下同じ。)による情報処理の用に供される電磁的記録をいう。

(12)　電子署名　電子文書に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

ア　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

イ　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(13)　文書管理システム　電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書の総合的な管理を行う情報処理システムをいう。

(文書管理の基本)

第3条　文書は、事務能率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。

(文書管理担当課の職務)

第4条　文書管理担当課は、本町における文書に関する事務を総括する部署として、次に掲げる職務を担当する。

(1)　文書管理に関する基準作成、運用及び取りまとめに関すること。

(2)　文書管理に関する各課等への指導、調整、研修及び監査に関すること。

(3)　公開文書目録の取りまとめに関すること。

(4)　保存書庫の整備及び管理に関すること。

(5)　文書管理システムの運用に関すること。

(6)　その他本町の文書管理制度に関すること。

(課長の責務)

第5条　課長は、主管する課等における文書事務が円滑かつ適正に処理されるように努めるものとする。

(文書主任)

第6条　課等に文書主任を置き、課等の庶務担当係長(庶務担当係長が置かれていない場合にあっては、これに準ずる職にある者)をもって充てる。

2　文書主任は、課長の命を受けて次に掲げる事務を行う。

(1)　文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2)　文書の審査に関すること。

(3)　文書の引継ぎ及び閲覧に関すること。

(4)　文書の整理、保管、保存及び改善等に関すること。

(5)　文書管理システムの適正な運用に関すること。

(6)　前各号に掲げるもののほか、課等の文書管理に関すること。

第2章　文書の受領、配付及び収受

(文書の受領)

第7条　本町に到達した文書(電気通信回線を通じて到達した電磁的記録を除く。以下この条から第9条までにおいて同じ。)は、文書管理担当課が受領する。ただし、課等に直接到達した文書にあっては、当該課等が受領することができる。

2　到達した文書が特別送達、書留その他の特殊な文書であるときは、特殊文書受領簿(様式第1号)に必要な事項を記載して処理しなければならない。

3　郵便料金が未払い又は不足である郵便物は、官公庁から発せられたものその他文書管理担当課長又は主管課長が必要と認めるものに限り、その未払い又は不足の料金を支払って受領することができる。

(文書の配付)

第8条　文書管理担当課は、前条第1項又は第3項の規定により受領した文書を、当該文書に係る事務を所掌する課等(以下「主管課」という。)あての連絡箱に封のまま区分けする方法により配付するものとする。ただし、開封しなければ配付先が判明しない文書については、開封することができる。

2　2以上の課等に関連する文書については、最も関係の深いと認められる課等に配付するものとし、配付を受けた課等は、その写しを他の関係課等に送付するとともに、その旨を文書の余白に記入しなければならない。

3　前条第2項の規定により受領した文書については、特殊文書受領簿に主管課の受領印を徴するものとする。

(文書の収受)

第9条　前条の規定により文書の配付を受け、又は文書を直接受領した課等の文書主任は、次に定める手続により収受するものとする。

(1)　配付を受け、又は直接受領した文書が担任事務に係る文書であるかどうか確認し、担任事務に係る文書であるときは、これを収受し、担任事務に係る文書でないときは、直ちに文書管理担当課に送付する。

(2)　収受した文書に収受印(様式第2号)を押印し、これに収受年月日、文書記号及び文書番号を記載する。ただし、文書の性質により収受印の押印が難いもの又はその必要性が乏しいものについては、これを省略することができる。

(3)　収受した文書は、必要事項を文書管理システムに登録し、課長の閲覧に供する。ただし、次に掲げるものについては、文書管理システムへの登録を省略することができる。

ア　通知書、案内書その他これに類する軽易な文書で保存期間が1年以内のもの(照会文書を除く。)

イ　新聞紙、雑誌、冊子その他これに類する印刷物

ウ　請求書、領収書、見積書、納品書その他の伝票類

エ　その他文書管理システムに登録することが適当でないと認められる文書

(4)　文書管理システムに登録ができない文書は、簡易処理票(様式第3号)を添付して課長の閲覧に供するものとする。

(5)　現金書留又は金券が同封されている文書については、金券処理簿(様式第4号)に必要な事項を記載しなければならない。

(6)　収受した文書は、その担当事務の係長に配付するものとする。

(電気通信回線を通じて課等に到達した電磁的記録の収受)

第10条　前条第1号及び第3号の規定は、電気通信回線を通じて課等に到達した電磁的記録の収受について準用する。この場合において、同条第1号中「文書管理担当課」とあるのは、「担任事務を所掌する課等」と読み替えるものとする。

2　文書管理システムを使用して行う収受は、前条第2号の規定にかかわらず必要事項を文書管理システムに登録することで、文書に収受印を押印したものとみなす。

第3章　文書の処理

(文書処理の原則)

第11条　文書の処理は、課長が中心となり、絶えず迅速な処理に留意し、事案の処理が完了するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書処理の指示)

第12条　課長は、文書を閲覧し、担当者に処理方針及び処理期限を示して、速やかに処理させなければならない。

2　事務の性質上、直ちに処理できないもの又は上司の決裁を受けなければならないものについては、直ちに上司の閲覧に供し、その指示又は承認を受けなければならない。

第4章　文書の起案、決裁等

(起案の方法)

第13条　文書の起案は、文書管理システムを用いて行うものとする。ただし、事務の性質上文書管理システムを用いて起案することが困難であると認められる場合にあっては、起案用紙(様式第5号)を用いて行うことができる。

2　前項の規定にかかわらず、軽易又は定例的な文書(紙文書により処理する必要があるものに限る。)の起案については、次に掲げる方法により行うことができる。

(1)　簡易処理票の添付

(2)　文書管理担当課とあらかじめ協議して定めた用紙又は簿冊の使用

3　文書の起案は、次の要領により行わなければならない。

(1)　内容のよく分かる題名を付けること。

(2)　文章は、易しく、わかりやすく、簡潔にし、必要に応じて箇条書にすること。

(3)　必要に応じ、起案理由、関係法規その他参考となる事項を表示するとともに、関係書類を添付すること。

(4)　用字、用語等は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)、外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)その他の公用文の書き表し方に関する諸基準によること。

(5)　関係する事案を同時に処理するときは、できる限り一の起案により行うこと。

(公文の例式)

第14条　公文の例式は、別表に掲げる公文例式によるものとする。

(文書の種類)

第15条　文書の種類は、次の各号に掲げるところによる。

(1)　法規文書　地方公共団体の法規(条例、規則及び規程等)に係る文書

(2)　令達文書　特定の者に対して、行政処分を行う場合に用いる文書(訓令、訓達、通達、達及び指令)

(3)　公示文書　一定の事項を広く住民に周知させる行為(公示)のための文書(告示、公告)

(4)　一般文書　法規文書、令達文書及び公示文書以外の文書

(指定文書のあて名)

第16条　次の各号に掲げるものに対して発する令達文書及び一般文書のあて名は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1)　官公署　その長の職名又は機関の名称

(2)　法人である団体　その団体の名称

(3)　法人でない団体　その団体の名称及び代表者の氏名

(4)　個人　その氏名

(文書の発信者名)

第17条　施行する文書の発信者名は、原則として町名又は町長名を用いる。ただし、その性質及び内容により町名又は町長名により難い文書又は軽易な文書にあっては、副町長名、会計管理者名、部名、部長名、課名又は課長名を用いることができる。

(文書記号及び文書番号)

第18条　文書には、文書記号及び文書管理システムにより取得した文書番号を付さなければならない。ただし、第13条第2項の規定により起案を省略した文書その他の軽易な文書については、この限りでない。

2　文書記号は、「岬」の次に課名表示の第1文字(他と同じになる場合は原則3文字以内とする。)を加えたもの(以下「課名表示文字」という。)とし、予め文書管理担当課と協議して定めるものとする。

3　文書番号は、原則として、一会計年度を通じて課等及び文書の種類(次条に規定する文書を除く。)ごとに一連番号とし、一文書題名ごとに一文書番号とする。

4　同一の文書題名で一会計年度を通じ複数処理するものについては、必要に応じて当該文書番号の枝番号を用いることができる。

5　同一の文書題名で複数の会計年度を通じ処理するものについては、それぞれの会計年度において一連番号とする。

6　第2項の規定にかかわらず、令達文書の文書記号は、「岬町」の次に令達文書の種類及び課名表示文字を付したものとする。

7　第3項の規定にかかわらず、令達文書の文書番号は、暦年ごと及び令達文書の種類ごとに一連番号とする。

(文書の処理)

第19条　法規文書、令達文書、公示文書及び町議会に附議すべき文書は、次の各号に掲げるところにより処理するものとする。

(1)　法規文書及び令達文書　法規・令達番号簿(様式第6号)に登録するとともに必要な事項を記載すること。

(2)　公示文書　告示・公告番号簿(様式第7号)に登録するとともに必要な事項を記載すること。

(3)　町議会に附議すべき文書　議案番号簿(様式第8号)に登録するとともに必要な事項を記載すること。

(文書の審査)

第20条　決裁に係る文書については、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める者がその形式、用字、用語等を審査する。

(1)　法規文書、公示文書及び町議会に附議すべき文書　文書管理担当課の文書主任

(2)　前号に掲げる文書以外の文書　主管課の文書主任

(合議)

第21条　関係がある部又は課等への合議は、主管の部長(課長限りで決裁できるものにあっては、主管課長)の決裁又は決定を経た後とする。

2　合議を受けた者は、その事案について異議があるときは、主管課長と協議しなければならない。この場合において、双方の意見が一致しないときは、主管課長は、その意見を付して上司の決定又は決裁を受けなければならない。

3　主管課長は、合議した起案文書を決裁前に廃案にしたとき又はその事案の内容に重要な変更を生じたときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

(文書管理システムの決裁)

第22条　文書管理システムを使用して行う電子決裁は、電子文書に押印したものとみなし、当該電子文書は、書面による決裁文書と同様とみなす。

(重要文書の持回り)

第23条　重要文書、機密の取扱いを要する文書、緊急を要する文書又は説明を要する文書の決裁、合議又は供覧(紙文書により回議する場合に限る。)については、主管課長又は担当者が自ら持ち回って決裁若しくは合議を受け、又は供覧しなければならない。

(決裁後の手続)

第24条　担当者は、起案した文書の決裁が終わったときは、決裁年月日その他必要な事項を文書管理システムに登録し、又は起案用紙に記載しなければならない。

(廃案等の手続)

第25条　決裁文書(決裁の終わった文書をいう。以下同じ。)を廃案にし、又は長期間にわたり施行を保留する必要が生じたときは、その理由を付し、当該決裁文書を添付して廃案又は保留の決裁を受けなければならない。この場合においては、主管課は、決裁文書の合議先に合議しなければならない。

(回議における不在処理)

第26条　文書管理システムを用いて文書を回議する場合(添付資料の全部又は一部を紙文書により回付する場合を含む。)において、回議を受けるべき者が不在のときは、当該者について後閲処理(決裁後にその内容について確認させる処理をいう。)を行い、上司の決裁を受けることができる。

2　起案用紙を用いて文書を回議する場合において、回議を受けるべき者が不在のときは、該当の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。

3　前項の規定により決裁を受けた場合にあっては、担当者は、決裁後その内容について、回議を受けるべき者に説明しなければならない。

第5章　文書の浄書及び施行

(文書の浄書)

第27条　施行を要する文書は、主管課において浄書しなければならない。ただし、文書管理担当課長が必要と認める文書、公示文書及び町議会に附議すべき文書については、文書管理担当課において浄書するものとする。

(公印の押印)

第28条　施行する文書のうち公印を押印する文書は、次の各号に掲げる文書とする。この場合において、紙数が2枚以上に及ぶときは、各用紙の継ぎ目に公印で割り印するものとする。

(1)　法令や様式により押印が求められている文書、契約書、裁決書など、押印が義務付けられている文書

(2)　許認可等行政処分の文書、納入通知書、督促状、命令、訴訟に関する文書など、権利又は義務に重大な影響を及ぼす文書

(3)　証明書、修了証、委任状など、特定の事実を証明する文書

(4)　表彰状、感謝状、その他特に押印が必要と主管課長が特に必要と認める文書

2　庁外文書について公印の押印を省略したときは、公印省略の旨を明記しなければならない。ただし、公印の省略を明確にする必要がある施行文書に限るものとする。

3　庁内文書については、特に必要がある場合を除き、公印を押印しないものとする。

4　施行する文書のうち、指令書その他特に必要のある文書には、当該文書の中央上部に決裁文書と契印するものとする。ただし、施行する文書が多数で決裁文書に契印する適当な箇所がないときは、決裁文書に添付した別紙を用いて契印することができる。

5　公印を押印したときは、文書管理システムに公印を押印した者の氏名の登録(起案用紙を用いて起案したものにあっては、起案用紙の公印使用欄に氏名の記載その他の適当な表示)をしなければならない。

6　前各項に定めるもののほか、公印の使用については、岬町公印規則(昭和56年岬町規則第9号)の定めるところによる。

(文書の発送)

第29条　文書の発送は、主管課が行う。

2　文書の発送については、大阪府への逓送便、電気通信回線その他経費の節減に資する手段があるときは、これを積極的に活用するものとする。

3　担当者は、文書の発送が済んだときは、文書管理システム及び起案用紙の所定の欄に施行期日を記入しなければならない。

(電子署名)

第30条　第28条の規定にかかわらず、電子署名を用いることとされる電子文書を送信する場合は、同条の規定による公印の押印に代えて電子署名を付与することができる。

2　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

第6章　文書の整理及び保存

(文書の整理)

第31条　文書は、課等を単位として保管する。ただし、文書管理担当課長が他の保管によることが適当と認めるときは、この限りでない。

2　文書は、常に整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

3　文書の保管又は保存にあたっては、火災、紛失、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要な文書については、災害の発生に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておかなければならない。

(未完結文書の整理等)

第32条　事案の処理が完結していない文書(次項において「未完結文書」という。)は、係ごとにその内容を表示した書棚等に納める等の方法により適正に管理し、担当者以外の者が当該文書の所在及び処理状況を知ることができるようにしておかなければならない。

2　課長は、常に課等における文書の処理状況を明らかにし、未完結文書については、担当者に処理の促進に努めさせなければならない。

3　事案の処理が完結したときは、文書管理システム及び起案用紙の所定欄に施行年月日を記入しなければならない。

(完結文書の編集及び保管)

第33条　課長は、完結文書を、次に定めるところにより、担当者に編集させ、又は製本させなければならない。ただし、紙に出力された文書を保管する必要がない場合は、この限りでない。

(1)　文書管理担当課長が別に定める文書分類表及び文書管理システムに設定する文書のファイル管理表(以下これらを「文書分類表等」という。)に基づき、原則として完結文書の施行日の属する会計年度(会計年度によらないものは、暦年。第4号において同じ。)ごとに、施行年月日順に編集し、文書管理システム又は一定の場所に保管すること。

(2)　原則として文書1件ごとに索引及び整理番号を付して編集すること。

(3)　文書が2以上の文書分類項目に関係する場合は、最も関係の深い分類項目に分類すること。

(4)　製本するときは、表紙(様式第9号)、背表紙(様式第10号)及び簿冊内容件名簿(様式第11号)を付して簿冊に編集しなければならない。なお、必要に応じて文書管理担当課が作成するフラットファイル又は文書保管箱を使用することができる。